Come scrivere correttamente una Mail evitando spam e incomprensioni

Molti dei miei clienti mi chiamano quando gli ritornano indietro le mail, oppure non comprendono le mail, o non sanno se è vera o se è finta.

in informatica a tutto c’è un motivo.

Potremmo trattare l’argomento per giorni e per migliaia di pagine, cercherò di essere esaustivo in pochissime righe.

  1. Mettere sempre l’oggetto della Mail (non utilizzando parole di spam tipo: offerta, promozione, novita, ecc..)
  2. Mai usare sfondi alle mail (chi li riceve è non ha un sistema perfettamente uguale al vostro riceverà una serie di scritte incomprensibili)
  3. Mai usare formattazioni particolari del testo o della firma (chi li riceve è non ha un sistema perfettamente uguale al vostro riceverà una serie di scritte incomprensibili)
  4. Destinatari A: Mail dei Destinatri  CC: Mail dei destinatari in Copia Conoscenza  CCN: Mail dei destinatari in Copia Conoscenza Nascosta
  5. In caso che una mail vi torni indietro nella ricevuta ci sarà anche scritto il motivo (casella piena, spam, allegato non consentito – ovviamente in americano;-)
  6. In caso vi torni indietro una mail per spam, inviate nuovamente una mail al destinatario completamente vuota, con Oggetto: Test  e Corpo del Messaggio: eseguo questo test perchè la precedente mail è andata in spam, prego rispondere.
  7. se dovete rispondere ad una mail, il testo di Replay/Risposta va inserito SOPRA a tutto il vecchio testo (non ridete l’ho visto fare più di una volta)
  8. In caso non comprendiate il motivo del problema della mail tornata indietro, non telefonate al vostro tecnico che poi vi chiederà di leggere tutto il contenuto della mail, ma bensi inoltratela cosi come vi è arrivata a lui (avrà cosi avuto la segnalazione del problema, e conteporaneamente i dati del difetto)
  9. Per essere sicuri che gli allegati arrivino corretti e non blocchino la mail, bisogna comprimerli (zipparli), si possono anche mandare nativi ma si rischia che il ricevente li trasformi o non li reputi attendibili(spam).
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2 pensieri su “Come scrivere correttamente una Mail evitando spam e incomprensioni

  1. Noto che molte persone non sanno mandare una mail formale.
    Ad esempio, se uno studente universitario deve mandare una mail ad una sua docente, in 9 casi su 10 non inizia la mail con “Gentile professoressa X”, ma con un “Salve.”
    Inoltre, quando si chiude una mail formale bisogna scrivere:
    – “Attendo un Suo gentile riscontro” se hai bisogno di un’informazione dalla persona a cui stai scrivendo;
    – “Rimango a disposizione per eventuali chiarimenti” se invece sei tu che stai inviando delle informazioni o delle istruzioni alla persona a cui stai scrivendo.
    Ecco, molte persone questo non lo fanno, mettono “Cordiali saluti” e festa finita.
    Lei aveva fatto caso a queste mancanze di etichetta?

    Mi piace

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